1. Auditieren Sie Ihr Unternehmen
Bevor Sie Änderungen vornehmen können, müssen Sie Ihre aktuellen Betriebskosten kennen, einschließlich Personal, Mieten, Gebäudewartung, Versorgungsleistungen, Versicherungskosten, Material- und Lieferkosten usw. Mit diesem Wissen können Sie den ersten wichtigen Bereich angehen: Ihre direkten Arbeitskosten.
Zu den direkten Arbeitskosten gehören in der Regel vor allem die Löhne und Gehälter für das Personal, das für die Durchführung des Produktionsprozesses benötigt wird. Sie können jedoch auch Überstundenvergütung, Zeitausgleich, Krankenversicherungskosten, Gewinnbeteiligungen, Kosten für die Altersversorgung, Urlaubsgeld, Reisekosten und Abfindungen umfassen. Es gibt eine Reihe von Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um diese Kosten zu senken.
2. Überprüfen Sie Löhne und Arbeitszeiten der Mitarbeiter
Die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter stellen einen großen Kostenfaktor für jedes Unternehmen dar, weshalb es sich lohnt, diese zu überprüfen. Brauchen Sie alle Mitarbeiter, die Sie derzeit beschäftigen? Können die Mitarbeiter auf Aufgaben umgeschult werden, die einen größeren Mehrwert bringen, und zahlen Sie Löhne, die denen anderer Unternehmen entsprechen?
Sie könnten die Kosten senken, indem Sie einige Aufgaben von Voll- auf Teilzeit umstellen oder ungelernte Arbeitskräfte durch technologisch fortschrittliche Werkzeuge ersetzen. Die Rationalisierung Ihrer Produktionslinien kann ebenfalls dazu beitragen, den Personalbedarf zu senken.
Bei einer optimalen Personalausstattung geht es jedoch auch darum, Mitarbeiter zu halten, da die Fluktuation unnötige Kosten für Ihr Unternehmen verursachen kann. Die Ausschreibung von Stellen, die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter kann für ein Unternehmen mit hohen Kosten verbunden sein, einschließlich der Kosten für die Dienste einer Personalvermittlungsagentur. Wenn Sie herausfinden, warum Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, und etwaige Probleme wie die Arbeitsplatzkultur oder die Gehälter angehen, können Sie eine kostspielige Personalfluktuation verhindern.
3. Nutzen Sie die Prozessplanung für Ihr Personal
Verwenden Sie die Prozessplanung, um zu vermeiden, dass Mitarbeiter unnötigerweise für Schichten eingeteilt werden. Häufig schätzen Manager die Anzahl der für eine Schicht benötigten Mitarbeiter und müssen dann für Mitarbeiter bezahlen, die für eine bestimmte Schicht nicht benötigt werden. Verwenden Sie eine Planungssoftware, um den Prozessbedarf mit der Auftragsabwicklung abzugleichen und sicherzustellen, dass Sie weder zu viele noch zu wenige Mitarbeiter in einer Schicht haben.
4. Optimieren Sie die Mitarbeitereffizienz
Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter ihr Bestes geben. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter mit den erforderlichen Aufgaben in Einklang gebracht werden. Außerdem sollten Sie die Fähigkeiten und das Fachwissen Ihrer Mitarbeiter fördern, was nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch zur Motivation der Mitarbeiter beiträgt. Die Motivation kann auch durch Anreize und Sozialleistungen verbessert werden. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bei Laune halten und motivieren, verbessert sich die Gesamteffizienz des Betriebs. Daher ist es eine gute Idee, Ziele und Erfolge zu teilen, damit sich jeder als Teil eines größeren Teams fühlt und in das Unternehmen investiert.
Manch einer mag sich fragen, ob es sinnvoll ist, Mitarbeiter weiterzubilden, da höher qualifizierte Mitarbeiter in der Regel auch höhere Löhne verlangen. Ungelernte Mitarbeiter machen jedoch teure Fehler, die die Produktionszeiten beeinträchtigen und wichtige Kundenbeziehungen schädigen können. Mehr Geld für besser ausgebildete Mitarbeiter zu zahlen, senkt langfristig die Kosten.
5. Nutzen Sie Software-Tools zur Optimierung von Prozessen
Scheuen Sie sich nicht, in Software-Tools zu investieren, die Sie bei der Verwaltung von Lagerbeständen, Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Verkaufsstellen, Personalverwaltung und vielem mehr unterstützen. So können Sie Ihren Betrieb rationalisieren und Probleme wie Personalüberhang, übermäßige Bestellung und Lagerung von Lagerbeständen, Logistik und Verzögerungen beim Materialeinkauf vermeiden. Unabhängig davon, ob Sie sich für Analytik und E-Commerce, Customer Relationship Management, Fabrikplanung oder Enterprise Resource Planning Software entscheiden, kosten diese Lösungen oft weniger als die Einstellung von Branchenexperten und verbessern dennoch die Produktivität.
Zu den Materialkosten gehören nicht nur die für die Fertigung benötigten Rohstoffe, sondern auch Kraftstoff- und Energiekosten, Verpackung, Ersatzteile und vieles mehr. Diese Kosten machen in der Regel einen großen Teil der Gesamtkosten des Fertigungsbetriebs aus und sollten daher nach Möglichkeit gesenkt werden.
6. Verhandeln Sie mit Ihren Zulieferern
Wenn Sie mit Ihren Lieferanten verhandeln, um bessere Preise für Ihre Materialien zu erzielen, ist eine gute Zusammenarbeit mit ihnen erforderlich. Wenn Sie jedoch ein gutes Verhältnis zu Ihrem Lieferanten haben, können Sie möglicherweise einen Rabatt für Großaufträge oder eine prompte Zahlung aushandeln. Wenn Sie die Preise anderer Lieferanten kennen, kann dies hilfreich sein, denn Ihr Lieferant ist möglicherweise sehr daran interessiert, Ihre Kunden zu halten.
7. Kaufen Sie nur die Materialien, die Sie benötigen
Wenn Sie Geld in überschüssigen Beständen binden, verringert sich Ihr Cashflow, und die Lagerhaltung kostet Geld. Eine Inventarisierungssoftware kann Ihnen helfen, Ihren Lagerbedarf anhand früherer Trends zu verwalten. Alternativ können Sie auch ein Just-in-Time-Konzept anwenden, bei dem Sie neue Materialien nur dann kaufen, wenn sie entsprechend dem Umsatz benötigt werden.
8. Finden Sie verlässliche Lieferanten
Wenn Sie feststellen, dass Ihre Lieferanten häufig verspätet liefern oder ihre Kosten höher sind als die der Konkurrenz, ist es vielleicht an der Zeit, sich nach einer anderen Bezugsquelle umzusehen. Vielleicht finden Sie einen günstigeren und zuverlässigeren Lieferanten für Ihre Materialien. Es lohnt sich auch, über den Zeit- und Treibstoffaufwand für den Transport Ihrer Materialien nachzudenken, da ein lokaler Lieferant möglicherweise billiger ist und auch häufigere Lieferungen anbieten kann.
9. Tauschen Sie teure Materialien gegen erschwinglichere aus
Bleiben Sie nicht in einem Trott stecken, indem Sie immer wieder die gleichen Rohstoffe verwenden, sondern finden Sie möglicherweise günstigere Alternativen, die das gleiche Ergebnis liefern. Dazu kann die Wiederverwertung von Materialien gehören, aber auch der Austausch von teuren gegen billigere Materialien.
10. Überprüfen, Umgestalten und Recyceln
Es lohnt sich, Ihre Produkte und Produktionsprozesse zu überprüfen, um deren Wert im Verhältnis zu den Kosten zu bewerten. Die Maximierung der Effizienz kann bedeuten, ein Produkt so umzugestalten, dass weniger Abfall anfällt, oder dieses Abfallmaterial zu recyceln. Je weniger Sie wegwerfen, desto weniger Geld verlieren Sie und desto besser ist es auch für die Umwelt. Ein schlanker Produktionsansatz kann dabei helfen, denn eine verbesserte Qualitätskontrolle bedeutet, dass weniger Zeit für die Nachbesserung von mangelhafter Verarbeitung und weniger Verderb verschwendet wird. Beseitigen oder verfeinern Sie überflüssige oder zeitraubende Prozesse innerhalb des Produktionszyklus, um Ihre Produktivität zu steigern, und stellen Sie sicher, dass Ihre Anlagen korrekt überwacht und gewartet werden, um mögliche Ausfallzeiten zu verringern. Auch die Automatisierung kann helfen, indem sie menschliche Fehler bei manuellen Aufgaben ausmerzt, Prozesse beschleunigt und es Ihnen ermöglicht, Ihr Personal effizienter für wertschöpfende Aufgaben einzusetzen. Die Neugestaltung von Prozessen und Produkten bei gleichzeitiger Verringerung des Abfalls kann zu Einsparungen bei den Materialkosten führen.
11. Reduzieren Sie die Verpackungskosten
Immer mehr Unternehmen verwenden weniger Verpackungen, um nicht nur Kosten zu sparen, sondern auch die Umwelt zu schonen. Überschüssige Verpackungen verursachen nicht nur höhere Rohstoffkosten, sondern erhöhen auch das Gewicht und damit die Versandkosten. Neben der Verpackung sollten Sie auch eine papierlose Dokumentation in Betracht ziehen, um Geld für Papier, Tinte und Drucker zu sparen.
Neben den Personal- und Materialkosten müssen Fertigungsunternehmen auch Gemeinkosten wie Strom und Gas, Verbrauchsmaterialien für Mitarbeiter wie Uniformen oder PSA, Druck- und Schreibwaren, Fahrzeuge und vieles mehr decken. Durch die Senkung dieser Gemeinkosten kann jedes Unternehmen Geld sparen.
12. Überprüfen Sie Ihre Mieten
Alle Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes sollten die Mietkosten für ihre Lager und Einrichtungen regelmäßig überprüfen. Sie sollten nicht nur prüfen, ob die von ihnen gezahlten Mieten angemessen sind, sondern auch, ob sie mit einer kleineren und billigeren Einrichtung auskommen oder sogar auf einige Mieten ganz verzichten können. Da hybrides Arbeiten immer mehr zur Normalität wird, sind Büroräume weniger gefragt, was bedeutet, dass Sie diesen Bereich Ihres Unternehmens möglicherweise komplett verkleinern können.
13. Überprüfen Sie Ihr Wartungsbudget
Sie sollten Ihre Wartungskosten regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie nicht überhöht oder unnötig sind. Wenn Sie den Lebenszyklus Ihrer Anlagen kennen und eine entsprechende Instandhaltungsstrategie verfolgen, können Sie feststellen, wann ein Austausch erforderlich ist, und Sie können teure Ausfallzeiten vermeiden, indem Sie die Wartung in ruhigeren Produktionszeiten einplanen.
14. Überprüfung der sonstigen Kosten
Verschiedene Kosten wie Büromaterial, Reinigungsdienste oder Uniformen scheinen für sich genommen nicht viel zu sein, aber sie können sich schnell summieren. Wenn Sie diese kleineren Kosten überprüfen und überhöhte Ausgaben vermeiden, können Sie Ihre Gesamtausgaben senken.
15. Geringerer Energieverbrauch
Sie können Ihre Energierechnungen senken, indem Sie umweltbewusst handeln und gleichzeitig die Umwelt schonen. Könnten Sie zum Beispiel Solarzellen installieren, um Ihre Maschinen zu betreiben? Weitere Energiesparoptionen sind energieeffiziente Beleuchtung, bessere Isolierung, erneuerbare Heiz- und Kühlsysteme und vieles mehr. Sie können auch Energie sparen, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Maschinen ordnungsgemäß funktionieren, und indem Sie die Geräte ausschalten, wenn sie nicht in Gebrauch sind. Ein automatisiertes Kontrollsystem kann Ihnen dabei helfen, falls erforderlich.
Fazit
Bei der Senkung der Produktionskosten geht es vor allem um die Beseitigung von Ineffizienzen und unnötigen Ausgaben in Ihrem Betrieb. Am besten ist es jedoch, alle Änderungen schrittweise einzuführen, damit Sie die Auswirkungen jeder Verbesserung überprüfen können.
Dies muss ohne Abstriche bei der Produktivität oder Qualität geschehen, und es muss sichergestellt werden, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden und motiviert sind. Dies kann zu einer Art Balanceakt werden: Wenn Sie beispielsweise beim Kaffee für Ihre Mitarbeiter sparen, wird dies der Arbeitsmoral schaden?
Die Feinabstimmung Ihrer Geschäftsausgaben beinhaltet die Bewertung von Arbeits-, Material- und Gemeinkosten, um festzustellen, ob es Ineffizienzen gibt, während Sie weiterhin Produkte herstellen, die Ihren Kundenstamm zufrieden stellen.